Regulamin i cennik usług świadczonych w Archiwum Państwowym w Opolu
wprowadzony z zarządzeniem nr 3
Dyrektora Archiwum Państwowego w Opolu

z dnia 31 grudnia 2009 roku

UWAGI OGÓLNE

1. Regulamin określa koszty i zasady usług świadczonych przez Archiwum Państwowe w Opolu, określonych w art. 16 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. z 2006 r. Nr 97 poz. 673 ze zm.).

2. Ilekroć w regulaminie jest mowa o:

a) Archiwum – należy przez to rozumieć Archiwum Państwowe w Opolu,

b) ustawie archiwalnej – należy przez to rozumieć ustawę z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. z 2006 r. Nr 97 poz. 673 ze zm.),

c) archiwaliach – należy przez to rozumieć materiały archiwalne i dokumentację niearchiwalną przechowywaną w zasobie własnym Archiwum Państwowego w Opolu,

d) dokumentacji niearchiwalnej przechowywanej na podstawie umów – należy przez to rozumieć dokumentację osobowo-płacową i inną pracodawców, o czasowym okresie przechowywania,

e) organach władzy publicznej – należy przez to rozumieć polskie organy władzy rządowej i samorządowej, z wyłączeniem polskich urzędów konsularnych,

f) organach ścigania i wymiaru sprawiedliwości – należy przez to rozumieć prokuraturę, sąd, policję.

3. Cennik stosuje się do działalności z zakresu przechowywania dokumentacji niearchiwalnej przechowywanej na podstawie umów oraz wydawania z niej odpisów, kopii i wypisów, w zakresie określonym w ust. 50.

4. Archiwum wykonuje czynności z zakresu działalności nieusługowej i usługowej, polegające na udostępnianiu, wyszukiwaniu archiwaliów, prowadzeniu kwerend i sporządzaniu kopii archiwaliów i dokumentacji niearchiwalnej przechowywanej na podstawie umów.

5. Z materiałów tych mogą być wydawane zaświadczenia, uwierzytelnione: kopie, odpisy, wypisy oraz reprodukcje w postaci: kserokopii, odpisów, wypisów, reprodukcji cyfrowych (fotografie cyfrowe, skany).

6. Archiwum może odmówić wykonania usługi w przypadku złego stanu

zachowania archiwaliów.

7. Archiwum nie wykonuje kserokopii z archiwaliów wytworzonych do końca XIX wieku.

8. Ust. 6 i 7 stosuje się również zbiorów bibliotecznych.

9. Wszystkie ceny podane są w złotych polskich.

II. DZIAŁALNOŚĆ NIEUSŁUGOWA

10. Do działalności nieusługowej Archiwum zalicza się:

a) czynności z zakresu bezpłatnego udostępniania archiwaliów w rozumieniu

ustawy archiwalnej;

b) wydawanie zaświadczeń oraz uwierzytelnionych kopii, odpisów lub wypisów,

mających w obrocie prawnym rangę zaświadczenia – z zastrzeżeniem ust. 11 i 12;

c) wyszukiwanie dokumentów dla potrzeb organów władzy publicznej, z zastrzeżeniem ust. 17 oraz pod warunkiem, że Archiwum nie wykonuje przy tym zadań ciążących na zamawiającym i że zamawiający określi sprawę z zakresu swojej właściwości, do której załatwienia jest potrzebne zaznajomienie się z treścią wskazanych dokumentów;

d) sporządzanie zaświadczeń, odpisów, wypisów i reprodukcji dokumentów dla potrzeb organów władzy publicznej, z zastrzeżeniem ust. 17 i 18 oraz pod warunkiem, że:

− zamawiający określi sprawę z zakresu swojej właściwości, do której

załatwienia wymienione reprodukcje są niezbędne, a także wskaże konkretne

dokumenty objęte zamówieniem, albo:

− zamawiający jest ustawowo upoważniony do zbierania określonych kategorii

danych bez związku ze sprawami indywidualnymi, a także wskaże konkretne

dokumenty objęte zamówieniem.

WYDAWANIE ZAŚWIADCZEŃ, UWIERZYTELNIONYCH OPINII, ODPISÓW, WYPISÓW.

11. Za sporządzenie zaświadczeń oraz uwierzytelnionych kopii, odpisów lub wypisów (równorzędnych w obrocie prawnym z zaświadczeniami) pobierana jest należność:

− za kopie – 50% stawki określonej w ust. 29, pkt 1-2,

− za zaświadczenia, odpisy, wypisy – 33% stawki określonej w ust. 29, pkt 4.

12. W sprawach wydawania zaświadczeń oraz uwierzytelnionych kopii, odpisów lub wypisów Archiwum może kwalifikować wyszukiwanie dokumentów jako mające charakter usługi i pobierać przychody z tego tytułu (naliczane wg stawki określonej w ust. 29, pkt 5) – o ile wnioskodawca nie jest w stanie wskazać wystawcy i przybliżonego (z dokładnością do jednego roku) czasu powstania określonego przezeń dokumentu albo innych danych niezbędnych do identyfikacji dokumentu, a ich ustalenie przez Archiwum wymaga znacznego nakładu pracy.

13. Ust. 11 i 12 nie ma zastosowania do spraw:

– ustalania losu osób zaginionych w wyniku działań wojennych,

– kombatanckich w rozumieniu ustawy o kombatantach oraz niektórych osobach będących ofiarami represji wojennych i okresu powojennego (Dz.U. z 2002 r.

Nr 42 poz. 371 ze zm.),

– emerytalno-rentowych,

– uzyskania rekompensat i odszkodowania za represje ze strony władz hitlerowskich i komunistycznych (nie dotyczy spraw zwrotu i odszkodowania za mienie wywłaszczone),

– uzyskania rekompensat i odszkodowania za mienie wywłaszczone, wyłącznie w rozumieniu ustawy o realizacji prawa do rekompensaty z tytułu pozostawienia nieruchomości poza obecnymi granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. z 2005 r. Nr 169 poz.1418 ze zm.).

Sprawy te w całości są załatwiane nieodpłatnie.

14. Dyrektor Archiwum może odstąpić – w całości albo w części – od żądania należności z tytułów określonych w ust. 11 i 12, jeśli uzna za uprawdopodobnioną trudną sytuację materialną osoby ubiegającej się o wydanie zaświadczenia lub równorzędnych z nim w obrocie prawnym dokumentów.

15. Należności określone w ust. 11 pobiera się niezależnie od ewentualnych opłat skarbowych.

KWERENDY I KOPIE WYKONYWANE NA ZAMÓWIENIE ORGANÓW WŁADZY PUBLICZNEJ, ORGANÓW ŚCIGANIA I WYMIARU SPRAWIEDLIWOŚCI

16. Kopie oraz odpisy, wypisy zamawiane do własnych celów urzędowych przez organy ścigania i wymiaru sprawiedliwości oraz polskie urzędy konsularne

wykonuje się nieodpłatnie.

17. Kopie oraz odpisy, wypisy zamawiane do własnych celów urzędowych przez

polskie organy władzy publicznej wykonuje się nieodpłatnie w ramach limitu:

− 10 stron kserokopii lub wydruków skanów,

− 3 skanów,

− 3 strony odpisów (wypisów),

w odniesieniu do określonej sprawy. Za dalsze reprodukcje lub odpisy (wypisy)

do tej samej sprawy pobiera się należności według stawek określonych

w ust. 29.

18. W przypadku, gdy organ władzy publicznej nie jest w stanie wskazać wystawcy

bądź przybliżonego (z dokładnością do jednego roku) czasu powstania określonego przezeń dokumentu albo innych danych niezbędnych do

identyfikacji dokumentu, a ich ustalenie przez Archiwum wymaga znacznego

nakładu pracy, Archiwum:

− udostępnia zgromadzone archiwalia w pracowniach naukowych działających

w Archiwum, gdzie na miejscu, korzystając z pomocy

ewidencyjno-informacyjnych upoważniony pracownik organu władzy

publicznej może samodzielnie przeprowadzić nieodpłatną kwerendę,

− może wykonać odpłatną kwerendę, za którą pobierana jest należność według

stawki określonej w ust. 29, pkt 5.

19. Kopie oraz odpisy (wypisy) zamawiane do własnych celów urzędowych przez obce

przedstawicielstwa w Polsce wykonywane są na ogólnych zasadach podanych

w niniejszym regulaminie, chyba że umowy międzynarodowe lub ustawy

stanowią inaczej.

III. DZIAŁALNOŚĆ USŁUGOWA

20. Do działalności usługowej Archiwum zalicza się:

a) wyszukiwanie materiałów archiwalnych, prowadzenie kwerend,

b) wykonywanie reprodukcji w postaci: kserokopii, odpisów, wypisów, skanów, w tym ostatnim przypadku w postaci wydruku, zapisu na nośniku lub transmisji przez sieć teleinformatyczną,

c) usługi w zakresie renowacji i zabezpieczenia akt,

d) przechowywanie dokumentacji niearchiwalnej przejętej na podstawie

umów i sporządzanie z niej zaświadczeń, odpisów lub kopii.

21. Nie przewiduje się możliwości wykonywania przez Archiwum kwerend w celach naukowych na zlecenie osób prywatnych bądź instytucji.

USTALANIE ZAKRESU I CHARAKTERU ŚWIADCZEŃ

22. Usługi archiwalne, z wyłączeniem usług realizowanych w związku z wydawaniem zaświadczeń i dokumentów równorzędnych z nimi w obrocie prawnym, świadczone są na podstawie zamówienia, które powinno zawierać co najmniej dane identyfikujące osobę i adres zamawiającego, cel wykonania usługi oraz szczegółowe określenie przedmiotu usługi, formy zapłaty należności, a w razie potrzeby – szczególnych wymogów technicznych, według których zamówienie powinno być wykonane.

23. Przed podjęciem czynności z zakresu usług archiwalnych należy wyraźnie powiadomić wnioskodawcę o odpłatnym charakterze tych świadczeń. Opłata jest pobierana niezależnie od wyniku poszukiwań.

ZALICZKI

24. Podjęcie działalności usługowej jest uzależnione wpłacenia zaliczki w wysokości 50 zł.

25. Kwota zaliczki jest rozliczana w ramach końcowej należności; ewentualne nadpłaty podlegają zwrotowi.

WALUTY OBCE

26. W rozliczeniach z zamawiającymi, którzy przebywają za granicą, dopuszczalne jest wnoszenie należności w euro lub dolarach USA, wyłącznie przelewem na rachunek bankowy Archiwum – według kursu zakupu Narodowego Banku Polskiego, obowiązującego w dniu złożenia zamówienia.

KOSZTY POCZTOWE I BANKOWE

27. Do kwoty należności za wykonaną usługę (wyłącznie w odniesieniu do działalności usługowej świadczonej przez Archiwum) dolicza się koszty przesyłki. Koszty opłat i prowizji bankowych związanych z zapłatą za usługi Archiwum obciążają zleceniodawców.

USTALANIE CEN

28. Ceny za usługi reprograficzne świadczone przez Archiwum skalkulowane są z uwzględnieniem zryczałtowanych kosztów ochrony archiwaliów przed negatywnymi skutkami ich kopiowania.

29. STAWKI

Cennik usług Archiwum Państwowego w Opolu

OGÓLNE ZASADY WYKONYWANIA USŁUG REPROGRAF ICZNYCH

30. Jeśli w celu uzyskania wydruku wykonuje się najpierw skan, a potem wydruk, to na cenę końcową składają się koszty wykonania skanu oraz wydruku.

31. Jeśli wydruk wykonywany jest z obiektu uprzednio zdigitalizowanego, naliczana jest wyłącznie cena wydruku.

32. W przypadku obiektu formatu większego niż format A3 (maksymalnie do formatu A1) istnieje możliwość wykonania skanu: czarno-białego lub kolorowego, ale wówczas obiekt zostanie zreprodukowany w częściach odpowiadających wielkością formatowi A3, a cena za wykonaną usługę będzie wielokrotnością ceny za wykonanie reprodukcji formatu A3.

33. Dyrektor Archiwum może w uzasadnionych przypadkach udzielić zgody na nieodpłatne wykonanie usług.

SZCZEGÓLNE UTRUDNIENIA

34. W przypadku specyficznych utrudnień wynikających z charakteru składanych zamówień ceny za usługi mogą być wyższe niż podane, szczególnie w sytuacji, w której podana cena nie zapewniłaby zwrotu kosztów poniesionych na wykonanie usługi. W takich wypadkach do podanej ceny dolicza się 100% wartości zamówienia. W szczególności do utrudnień takich zalicza się:

− reprodukowanie dokumentów wielkoformatowych,

− reprodukowanie dokumentów pergaminowych,

− reprodukowanie wymagające wielokrotnych zmian ustawienia parametrów

(np. niejednakowa skala obrazu, przyciemnienie/ rozjaśnienie, kontrast,

kopiowanie w innym formacie niż format oryginału),

− prowadzenie kwerendy lub sporządzanie odpisów (wypisów) na podstawie

trudno czytelnych dokumentów rękopiśmiennych ,

− obróbka cyfrowa skanów.

USŁUGI EKSPRESOWE

35. Zamówienia realizowane są zgodnie z kolejnością zgłoszeń. Istnieje możliwość wcześniejszego wykonania zamówienia, za dopłatą w wysokości 100% kosztów zamówienia.

WYKONYWANIE REPRODUKCJI WŁASNYM SPRZĘTEM ZAMAWIAJĄCEGO

36. Reprodukowanie materiałów archiwalnych własnym sprzętem zamawiającego w każdym wypadku wymaga zgody dyrektora Archiwum.

37. W przypadku filmowania/nagrywania dźwięku lub wykonywania reprodukcji cyfrowej własnym sprzętem zamawiającego (wyłącznie bez użycia lampy błyskowej) za przygotowanie 1 obiektu (tj. dokumentu nieprzekraczającego 2 stron, arkusza mapy lub planu, fotografii, obiektu ikonograficznego, pieczęci, tłoku, itd.) nalicza się 20,- zł.

38. Korzystanie przez zamawiającego z dodatkowego sztucznego oświetlenia zalicza się do utrudnień, o jakich mowa w ust. 34.

ZBIORY BIBLIOTECZNE

39. Cena za kserokopię formatu A4 lub A3 z druku zwartego pochodzącego ze zbiorów bibliotecznych Archiwum wynosi ____________________________1,00.

W przypadku wykonywania skanu lub wydruku skanu pochodzącego ze zbiorów bibliotecznych, stosuje się stawki określone w ust. 29,

ZAMIESZCZENIE REPRODUKCJI W PUBLIKACJACH

40. W przypadku zamieszczenia reprodukcji wykonanej z archiwaliów przechowywanych w Archiwum w publikacji, do ceny za wykonaną usługę dolicza się opłaty (za 1 reprodukcję) – za opublikowanie:

a) w wydawnictwie periodycznym:

− nakład do 500 egzemplarzy ______________________________________ 30,00

− nakład od 501 egzemplarzy i powyżej _____________________________ 60,00

b) w wydawnictwie nieperiodycznym:

(nakład do 500 egzemplarzy – pobiera się wyłącznie opłatę za wykonanie reprodukcji)

− nakład 501–2000 egzemplarzy ____________________________________ 60,00

− nakład od 2001 egzemplarzy i powyżej ____________________________ 120,00

c) w rozległych sieciach informatycznych ______________________________ 240,00

d) w materiałach promocyjnych lub reklamach ________________________ 500,00

41. W przypadku publikacji materiału filmowego, zrealizowanego na podstawie archiwaliów przechowywanych w Archiwum, dolicza się opłaty (za 1 obiekt, tj. ujęcie dokumentu nieprzekraczającego 2 stron, arkusza mapy lub planu, fotografii, obiektu ikonograficznego, pieczęci, tłoku lub wykorzystanie taśmy magnetofonowej, itd.) – za opublikowanie:

a) jednorazowo w prezentacji telewizyjnej, filmowej lub rozległych sieciach

informatycznych ________________________________________________240,00

(w przypadku emisji wielokrotnej opłata wynosi dwukrotność kwoty za emisję jednorazową)

42. Dyrektor Archiwum może:

a) w odniesieniu do opłat wymienionych w ust. 40, lit. a, b:

− ustalić niższą stawkę, ze względu na charakter wydawnictwa (naukowy, edukacyjny), nie mniej niż 10 zł za 1 reprodukcję,

− odstąpić od pobrania należności, ze względu na charakter wydawnictwa (naukowy, edukacyjny) oraz gdy ilość reprodukcji nie przekracza 10.

b) w razie niemożności ustalenia nakładu wydawnictwa nieperiodycznego – ustalić inną wysokość opłaty, opartą na ocenie komercyjnego charakteru wydawnictwa – z uwzględnieniem przedziału +/- 50% stawki dla wydawnictw nieperiodycznych o nakładzie od 2001 egzemplarzy i powyżej (określonej w ust. 40, lit. b).

RENOWACJA I ZABEZPIECZENIE AKT

43. Renowacji i zabezpieczeniu podlegają przejmowane do Archiwum materiały archiwalne. Cena za 1 mb akt wynosi 100 zł,-

DOKUMENTACJA NIEARCHIWALNA PRZECHOWYWANA NA PODSTAWIE UMÓW

44. Ceny za przechowywanie dokumentacji niearchiwalnej przechowywanej na podstawie umów ustalane są każdorazowo indywidualnie, po zapoznaniu się z ilością i rodzajem akt.

45. Zaświadczenia, odpisy, kopie, wydawane z dokumentacji niearchiwalnej przechowywanej na podstawie umów (stawki zgodne z Rozporządzeniem Ministra Kultury z dnia 10 lutego 2005 r. w sprawie określenia maksymalnej wysokości opłat za sporządzenie odpisu lub kopii dokumentacji o czasowym okresie przechowywania; Dz. U. z 2005 r. Nr 28 poz. 240):

a) sporządzenie kopii świadectwa pracy _____________________________ 17,00;

b) sporządzenie kopii, z zastrzeżeniem pkt c), innego niż świadectwo pracy dokumentu z zakresu stosunku pracy, w tym dokumentu potwierdzającego wysokość wynagrodzenia________________________________ 4,00;

c) sporządzenie kopii każdej karty kartoteki zarobkowej bądź zasiłkowej albo

strony listy płac ___________________________________________________4,00;

d) sporządzenie odpisu świadectwa pracy, za każdą rozpoczętą stronę ______ 5,00;

e) sporządzenie odpisu, z zastrzeżeniem pkt f), innego niż świadectwo pracy

dokumentu z zakresu stosunku pracy, w tym dokumentu potwierdzającego

wysokość wynagrodzenia, za każdą rozpoczętą stronę ____________________8,00;

f) sporządzenie odpisu skróconego wysokości zarobków na podstawie list płac,

za każdą pozycję zestawienia (kwotę wynagrodzenia rocznego albo wynagrodzenia

za krótszy okres faktycznie przepracowany w ciągu roku)__________________4,00;

Łączna opłata od jednorazowo złożonego zamówienia nie może przekroczyć

kwoty 200,00.

Niniejszy regulamin i cennik usług świadczonych w Archiwum Państwowym w Opolu obowiązuje od 1 stycznia 2010 roku.

Wydrukuj tę stronę