REGULAMIN KORZYSTANIA Z MATERIAŁÓW ARCHIWALNYCH W PRACOWNIACH NAUKOWYCH ARCHIWUM PAŃSTWOWEGO W OPOLU

§ 1

1. Osoba przystępująca do korzystania z materiałów archiwalnych w pracowni naukowej Archiwum Państwowego w Opolu wypełnia Zgłoszenie użytkownika zasobu archiwalnego. Obejmuje ono dane użytkownika oraz charakterystykę zamierzonych poszukiwań archiwalnych.

2. Podanie informacji niezbędnych dla bieżącego zarządzania udostępnianiem archiwaliów jest obligatoryjne. Pozostałe pola Zgłoszenia użytkownika, graficznie wyróżnione na formularzu, wypełniane są dobrowolnie. Informacje należące do tej drugiej grupy służą analizie potrzeb badawczych, a ich ewentualne pominięcie nie powoduje ograniczenia uprawnień do korzystania z materiałów archiwalnych.

3. Zgłoszenie użytkownika może być ponadto uzupełnione o dodatkowe oświadczenia dotyczące zakresu wykorzystania informacji zawartych w archiwaliach – o ile użytek z nich podlega prawnym ograniczeniom.

§ 2

1. Informacje o materiałach archiwalnych niezbędne do złożenia zamówień wyszukiwane są przez użytkowników zasobu samodzielnie.

2. Podstawową pomoc w wyszukiwaniu materiałów archiwalnych stanowią posiadane przez Archiwum środki ewidencyjne i opracowania informacyjne.

3. Pomoce ewidencyjno-informacyjne mogą być udostępnione przed złożeniem Zgłoszenia użytkownika.

4. Ogólnych informacji o zasobie Archiwum, dostępnych pomocach ewidencyjno-informacyjnych i o zasadach udostępniania archiwaliów udzielają pracownicy Archiwum dyżurujący w pracowni naukowej.

§ 3

1. Materiały archiwalne lub ich reprodukcje zabezpieczające udostępniane są na podstawie zamówienia (rewersu). Zamówienia wypełnia się osobno dla każdej jednostki archiwalnej.

2. Udostępniane jednostki archiwalne opatrzone są drukami rejestru udostępniania (metryczkami). Użytkownik zasobu zobowiązany jest wpisać w odpowiednich polach datę korzystania z jednostki oraz swoje imię i nazwisko; może też podać temat swojej pracy (przedmiot badań).

§ 4

1. Użytkownicy zasobu mogą być zobowiązani do posługiwania się w pomieszczeniach Archiwum kartą identyfikacyjną, wydawaną im przed podjęciem korzystania z archiwaliów.

§ 5

1. Zamówione materiały archiwalne wydawane są uprawnionemu użytkownikowi przez dyżurującego w pracowni naukowej z podręcznego depozytu pracowni przy każdorazowym korzystaniu z tych archiwaliów.

2. Materiały archiwalne takie jak:

- dokumenty pergaminowe i papierowe,

- zbiory specjalne (np. pieczęcie, tłoki pieczętne, miscellanea, afisze, plakaty, druki ulotne, zbiory ikonograficzne, kartograficzne)

udostępniane są wyłącznie na dyżurach przedpołudniowych, kolejno, po jednej jednostce archiwalnej (po zwróceniu wykorzystanej jednostki użytkownik otrzymuje następną). W przypadku jednostek zawierających akta luźne o szczególnej wartości (np. dokumenty papierowe, druki ulotne, materiały ikonograficzne) udostępniane są kolejno pojedyncze dokumenty lub karty.

Użytkownik przerywający pracę i nawet na krótki czas opuszczający pracownię naukową jest zobowiązany do każdorazowego zdeponowania u dyżurnego pracownika wymienionych wyżej materiałów archiwalnych. Materiały Archiwalne takie jak dokumenty pergaminowe i papierowe należy zwrócić dyżurującemu w pracowni naukowej tego samego dnia do godz. 15.00 celem zabezpieczenia ich w skarbcu.

3. Ze względu na wymogi bezpieczeństwa zasobu ustala się maksymalną liczbę jednostek archiwalnych, jaka może być udostępniona jednej osobie w ciągu dnia 10 j.a.

4. Po każdorazowym zakończeniu pracy korzystający z materiałów archiwalnych w pracowni naukowej zwraca je dyżurującemu pracownikowi, z dyspozycją ich zwrotu do magazynu lub zachowania w depozycie pracowni naukowej.

5. Jeżeli przerwa w korzystaniu z akt znajdujących się w podręcznym depozycie przekracza jeden tydzień, są one zwracane do magazynu bez dyspozycji użytkownika. Podjęcie pracy nad nimi wymaga złożenia ponownego zamówienia.

§ 6

Materiały archiwalne, z których sporządzono reprodukcje zabezpieczające (głównie mikrofilmy), udostępniane są w postaci reprodukcji. Dyrektor Archiwum może wyrazić zgodę na zamówienie materiałów oryginalnych tylko w indywidualnych i uzasadnionych przypadkach.

§ 7

1. Na miejsce zajmowane w pracowni naukowej nie wolno wnosić teczek i toreb a także substancji i przedmiotów mogących spowodować uszkodzenie dokumentów (w tym artykułów spożywczych, środków barwiących, łatwopalnych,).

2. Korzystający są zobowiązani pozostawić w szafkach i na wieszaku w korytarzu pracowni naukowej wszystkie torby, torebki i inne rzeczy osobiste.

3. Ze względu na wymogi bezpieczeństwa zasobu archiwalnego osoby korzystające z materiałów archiwalnych mogą być w uzasadnionych wypadkach wezwane do okazania upoważnionym pracownikom zawartości toreb, torebek i innych rzeczy osobistych. Kontroli mogą być też poddane materiały wynoszone z pracowni naukowej, w tym sporządzone przez użytkowników notatki z przeglądanych archiwaliów. Osoby upoważnione do kontroli to: osoby dyżurujące w pracowni oraz ich przełożeni.

§ 8

1. Użytkownik materiałów archiwalnych korzysta z nich w ramach złożonego Zgłoszenia użytkownika, nie ingerując w ich układ i treść, zachowując dbałość o ich stan fizyczny i bezpieczeństwo.

2. Użytkownik może sporządzać notatki wyłącznie przy użyciu ołówka i na luźnych kartkach papieru lub używając w tym celu przenośnego komputera. Zabrania się sporządzania notatek na papierze położonym bezpośrednio na archiwaliach.

3. Korzystanie z materiałów archiwalnych w pracowni naukowej powinno być prowadzone w sposób nie zakłócający pracy innych użytkowników akt.

4. Wynoszenie poza pomieszczenie pracowni naukowej materiałów archiwalnych i pomocy ewidencyjno-informacyjnych przez użytkowników jest zabronione pod rygorem odmowy dalszego udostępniania archiwaliów, niezależnie od ewentualnych innych sankcji przewidzianych prawem.

5. Udostępnianie materiałów archiwalnych nie uprawnia do samodzielnego ich reprodukowania. Posługiwanie się przez użytkowników własnymi urządzeniami kopiującymi jest ściśle ograniczone do uregulowanego odrębnym trybem filmowania, fotografowania lub skanowania materiałów archiwalnych, pod warunkiem wyraźnej zgody dyrektora Archiwum – o ile Archiwum nie jest w stanie wykonać takiej usługi, a użytkownik uzasadni zastosowanie określonej techniki kopiowania.

§ 9

Nieprzestrzeganie powyższych zasad przez użytkownika lub stwierdzenie braku przygotowania do samodzielnych badań może spowodować wydanie przez dyrektora Archiwum decyzji o odmowie bezpośredniego udostępniania materiałów archiwalnych. Dyżurujący w pracowni może zażądać pisemnej rekomendacji wystawionej przez promotora, przełożonego, wydawcę itp.

§10

Zasób Biblioteki Archiwum Państwowego w Opolu udostępnia się wyłącznie w pracowni naukowej. Do udostępniania zasobu bibliotecznego przepisy niniejszego Regulaminu stosuje się odpowiednio.

§11

Na zamówienie użytkownika Archiwum wykonuje reprodukcje materiałów archiwalnych, zgodnie z następującymi zasadami:

1) kserokopie wykonuje się wyłącznie z akt wytworzonych nie wcześniej niż w XX wieku, z pozostałych akt wykonuje się wyłącznie mikrofilmy lub fotokopie,

2) ustala się limit wykonania reprodukcji w ilości 5% przypadający na jedną jednostkę archiwalną,

3) Archiwum może odmówić wykonania reprodukcji lub wykonania określonego rodzaju reprodukcji ze względu na rozmiar lub stan zachowania materiałów archiwalnych.

§12

W sprawach nie określonych niniejszym Regulaminem mają zastosowanie przepisy zawarte w Zarządzeniu nr 4 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 18 maja 2000 roku w sprawie organizacji udostępniania materiałów archiwalnych w archiwach państwowych.

§13

Niniejszy regulamin wchodzi w życie z dniem 1 grudnia 2009 roku.

Wydrukuj tę stronę